Quy trình xuất bản

1. Đối với Tạp chí in:

- Quy trình xuất bản của Tạp chí được thực hiện theo các bước sau:

(1) Định hướng nội dung cho từng số tạp chí: 2 tháng trước khi phát hành tạp chí, Ban Thư ký tòa soạn phối hợp và xin ý kiến Tổng biên tập định hướng nội dung và chuẩn bị đặt bài cho số tạp chí đó.

(2) Đặt bài viết cho tạp chí: Căn cứ định hướng nội dung đã được phê duyệt cho từng số tạp chí, Ban Thư ký phối hợp với Tổng biên tập, các biên tập viên, thành viên hội đồng biên tập khoa học để đặt bài tạp chí phù hợp với nội dung đã được phê duyệt.

(3) Phản biện và biên tập bài báo: Tạp chí Khoa học và Công nghệ Trường Đại học Khoa học tiến hành phản biện các bài viết theo hình thức phản biện kín hai chiều, người phản biện bài viết không biết thông tin về tác giả bài viết và ngược lại. Quy trình cụ thể gồm:

Bước 1: Tiếp nhận bản thảo gửi đến

Tác giả gửi bài tới Tòa soạn tạp chí bằng bản cứng hoặc gửi bản mềm qua email... Ban Thư ký tạp chí nhận bài và gửi xác nhận nhận bài tới tác giả. Sau khi nhận bài viết, Ban thư ký tạp chí có trách nhiệm vào sổ theo dõi bài đăng, cấp mã bài viết, theo dõi thông tin về thời gian nộp bài, thông tin tác giả...

Bước 2: Thẩm định sơ bộ bản thảo

Thẩm định sơ bộ nội dung bài viết, loại bỏ các bài viết không đảm bảo yêu cầu chung về nội dung. Bài viết không đạt yêu cầu sẽ được trả lại tác giả và nêu rõ lý do không đạt yêu cầu hoặc yêu cầu chỉnh sửa. Bài viết đạt yêu cầu sơ bộ sẽ được chuyển cho thư ký tòa soạn phân công thành viên hội đồng thẩm định thẩm định nội dung bài viết theo các chuyên ngành hẹp.

Bước 3: Phản biện nội dung

Phản biện độc lập nội dung bài viết 02 lần theo quy chuẩn yêu cầu chất lượng Tạp chí.

Với các bài viết có ý kiến thẩm định không đồng nhất, Ban thư ký tạp chí sẽ chuyển bài viết cho phản biện 3 là Tổng biên tập hoặc chuyên gia đầu ngành của lĩnh vực nghiên cứu trong bài viết. Phản biện 3 sẽ quyết định kết quả thẩm định bài viết.

Bước 4: Phản hồi tác giả

Với các bài viết có yêu cầu chỉnh sửa, hoàn thiện về nội dung bài viết, Ban thư ký tạp chí sẽ thông tin chi tiết với các tác giả yêu cầu nội dung và thời gian chỉnh sửa bài viết. Các tác giả sẽ hòa thiện bài viết và chuyển lại các phản biện (với các bài viết có yêu cầu thẩm định lại sau khi sửa), các phản biện sẽ tiến hành lại quy trình thẩm định bài viết.

Những bài viết yêu cầu sửa chữa, hoàn thiện nội dung sẽ được gửi lại tác giả kèm theo yêu cầu sửa chữa và thời gian hoàn thiện bài. Ban biên tập thường xuyên trao đổi và thống nhật các thông tin của phản biện với phần chỉnh sửa bài viết của tác giả.

Những bài viết chưa đạt yêu cầu sẽ được trả lại tác giả, kèm theo lý do cụ thể.

Những bài viết đạt yêu cầu sẽ được thông báo lại tác giả kèm theo thời gian dự kiến đăng bài. Thông tin thông báo được tiến hành thông qua điện thoại, email...

Bước 5: Phân công biên tập

Các bài viết sau khi được các phản biện thông qua về mặt nội dung sẽ được phân công biên tập bản thảo theo quy định. Mỗi bài viết sẽ có 2 biên tập viên biên tập độc lập.

Bước 6: Biên tập

Các biên tập viên làm việc độc lập, khi có các nội dung cần trao đổi, hoàn thiện sẽ trao đổi trực tiếp với thư ký tòa soạn. Chỉ Thư ký tòa soạn liên lạc thông tin với tác giả để trao đổi về nội dung biên tập.

Bước 7: Xin ý kiến chuyên gia

Với các thông tin đặc biệt chưa thống nhất được giữa các phản biện, biên tập viên, tác giả… thư ký tòa soạn sẽ tiến hành liên lạc xin ý kiến các chuyên gia sâu về lĩnh vực bài viết. Kết luận của chuyên gia sẽ là kết luận chính thức. Sau khi có kết luận của chuyên gia, Thư ký tòa soạn sẽ liên lạc và trao đổi lại với tác giả xem có thống nhất chỉnh sửa, hoàn thiện hoặc trả lại bài viết.

Bước 8: Duyệt bản thảo

Các bản thảo sau khi phản biện, biên tập, xin ý kiến chuyên gia (nếu có) sẽ được chuyển lại cho Tổng biên tập duyệt bản thảo.

Bước 9: Trao đổi tác giả

Các bài viết sau khi được hoàn thiện chỉnh sửa, biên tập nội dung sẽ được ban thư ký chuyển lại tác giả để xác nhận các nội dung chỉnh sửa và trao đổi thống nhất các nội dung chỉnh sửa.

Bước 10: Hoàn thiện bản thảo

Chỉnh sửa, hoàn thiện bản thảo sau khi thống nhất với các phản biện, biên tập, chuyên gia (nếu có) và tác giả.

Bước 11: Dự kiến mục lục

Dự kiến mục lục toàn số báo, chi tiết tới các bài thuộc các phần

Bước 12: Dịch mục lục, tóm tắt

Dịch và hiệu đính mục lục, tóm tắt bài viết

Bước 13: Chế bản

Tiến hành chế bản bài viết theo quy định của Tạp chí

Bước 14: Đọc soát bông    

Đọc soát bản thảo sau chế bản, chỉnh sửa lỗi trình bày, in ấn, chính tả (nếu có).

Trình ký duyệt in nội dung

Bước 15: Chuyển nhà in và lưu bản thảo

Chuyển bản thảo sang nhà in và lưu bản thảo cuối cùng.

2. Đối với Tạp chí điện tử:

Thời gian xuất bản 1 bài viết trên Tạp chí điện tử trung bình từ 2 đến 4 tháng.

- Việc phản biện bài viết đăng trên Tạp chí Khoa học và Công nghệ Trường Đại học Khoa học bản điện tử theo hình thức phản biện kín hai chiều, người phản biện bài viết không biết thông tin về tác giả bài viết và ngược lại. Quy trình cụ thể gồm:

Bước 1: Tiếp nhận bản thảo gửi đến

Tác giả gửi bài tới Tòa soạn tạp chí bằng bản cứng hoặc gửi bản mềm qua email... Thư ký tạp chí nhận bài và gửi xác nhận nhận bài tới tác giả. Sau khi nhận bài viết, Ban thư ký tạp chí có trách nhiệm vào sổ theo dõi bài đăng, cấp mã bài viết, theo dõi thông tin về thời gian nộp bài, thông tin tác giả...

Bước 2: Thẩm định bản thảo

Thẩm định bản thảo, loại bỏ các bài viết không đảm bảo yêu cầu chung về nội dung. Bài viết không đạt yêu cầu sẽ được trả lại tác giả và nêu rõ lý do không đạt yêu cầu hoặc yêu cầu chỉnh sửa. Bài viết đạt yêu cầu sơ bộ sẽ được chuyển cho thư ký tòa soạn phân công thành viên hội đồng thẩm định thẩm định nội dung bài viết theo các chuyên ngành hẹp.

Bước 3: Phản biện bản thảo

Phản biện độc lập nội dung bài viết 02 lần theo quy chuẩn yêu cầu chất lượng Tạp chí.

Với các bài viết có ý kiến thẩm định không đồng nhất, Ban thư ký tạp chí sẽ chuyển bài viết cho phản biện 3 là Tổng biên tập hoặc chuyên gia đầu ngành của lĩnh vực nghiên cứu trong bài viết. Phản biện 3 sẽ quyết định kết quả thẩm định bài viết.

Bước 4: Phản hồi tác giả (nếu cần thiết)

Với các bài viết có yêu cầu chỉnh sửa, hoàn thiện về nội dung bài viết, Ban thư ký tạp chí sẽ thông tin chi tiết với các tác giả yêu cầu nội dung và thời gian chỉnh sửa bài viết. Các tác giả sẽ hòa thiện bài viết và chuyển lại các phản biện (với các bài viết có yêu cầu thẩm định lại sau khi sửa), các phản biện sẽ tiến hành lại quy trình thẩm định bài viết.

Những bài viết yêu cầu sửa chữa, hoàn thiện nội dung sẽ được gửi lại tác giả kèm theo yêu cầu sửa chữa và thời gian hoàn thiện bài. Ban biên tập thường xuyên trao đổi và thống nhất các thông tin của phản biện với phần chỉnh sửa bài viết của tác giả.

Những bài viết chưa đạt yêu cầu sẽ được trả lại tác giả, kèm theo lý do cụ thể.

Những bài viết đạt yêu cầu sẽ được thông báo lại tác giả kèm theo thời gian dự kiến đăng bài. Thông tin thông báo được tiến hành thông qua điện thoại, email...

Bước 5: Biên tập bản thảo

Các bài viết sau khi được các phản biện thông qua về mặt nội dung sẽ được phân công biên tập bản thảo theo quy định. Mỗi bài viết sẽ có 2 biên tập viên biên tập độc lập.

Các biên tập viên làm việc độc lập, khi có các nội dung cần trao đổi, hoàn thiện sẽ trao đổi trực tiếp với thư ký tòa soạn. Chỉ thư ký tòa soạn liên lạc thông tin với tác giả để trao đổi về nội dung biên tập.

Với các thông tin đặc biệt chưa thống nhất được giữa các phản biện, biên tập viên, tác giả… thư ký tòa soạn sẽ tiến hành liên lạc xin ý kiến các chuyên gia sâu về lĩnh vực bài viết. Kết luận của chuyên gia sẽ là kết luận chính thức. Sau khi có kết luận của chuyên gia, Thư ký tòa soạn sẽ liên lạc và trao đổi lại với tác giả xem có thống nhất chỉnh sửa, hoàn thiện hoặc trả lại bài viết.

Bước 6: Duyệt bản thảo

Các bản thảo sau khi phản biện, biên tập, xin ý kiến chuyên gia (nếu có) sẽ được chuyển lại cho Tổng biên tập duyệt bản thảo.

Bước 7: Xuất bản tin, bài

Sau khi các bài viết được Tổng biên tập phê duyệt, biên tập viên sẽ chuyển các bài viết thành dạng file điện tử PDF để xuất bản tin, bài trên Tạp chí Khoa học và Công nghệ Trường Đại học Khoa học (loại hình điện tử).